Sau buổi sinh hoạt ngày 18/12/2010, các bạn thành viên được chia vào 4 nhóm tạm thời với “bài tập về nhà” đầu tiên. Dù mỗi người mỗi việc, bận bịu khác nhau, nhưng các nhóm vẫn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, vượt qua thử thách đầu tiên về tinh thần trách nhiệm của các nhóm, và đồng thời cũng giúp các nhóm hiểu nhau thêm.
Chỉ trong thời gian ngắn là 60 phút, các chủ đề như “Các thao tác cơ bản với Photoshop”, “Đôi nét về điện toán đám mây”, “Giới thiệu về Xmind” đã được các nhóm thực hiện thuyết trình khá là tốt. Qua nhiệm vụ đầu tiên đó, các nhóm đã chia sẻ những nhận xét và kinh nghiệm quý báu về việc thuyết trình, xin phép được đúc kết qua bài viết này.
Ngay sau khi nhận được đề tài, nhóm trưởng cần phải chủ động tổ chức họp nhóm, và lần lượt thực hiện các công việc sau.
Bước 1. Thiết lập các mục chính của đề tài
Bạn nên đứng ở vị trí người nghe, người sử dụng để đặt và trả lời các câu hỏi: Nó là cái gì? Tại sao phải dùng nó? Ưu khuyết điểm của nó so với cái khác? Dùng nó như thế nào?… Nên đặt trọng tâm vào mối quan tâm của đối tượng sẽ nghe bạn thuyết trình mà thiết lập các mục phù hợp. Nên ghi chú các ý tưởng theo dạng sơ đồ tư duy, có thể sử dụng các công cụ như Xmind, iMindmap…
Bước 2. Phân chia công việc cho các thành viên
Sau khi có dàn ý chính, một danh sách các câu hỏi về đề tài cần làm rõ, nhóm trưởng sẽ thực hiện phân chia công việc cho các thành viên. Việc phân chia nên ưu tiên sự lựa chọn của các thành viên, đảm bảo ai cũng nhận được việc mình thích và phù hợp khả năng. Việc này đòi hỏi nhóm trưởng phải hiểu rõ các ưu khuyết ở các thành viên của mình. Các thành viên cũng nên chủ động nhận những việc mang tính thử thách tăng dần, để phát triển các khả năng của bản thân.
Bước 3. Xác định các giai đoạn và thời hạn
Đây là một trong các bước thường bị “lãng quên”. Công việc nên được chia nhỏ cho nhiều người, phân chia thành nhiều giai đoạn và ước lượng thời hạn hoàn thành các giai đoạn đó. Sự chính xác của thời hạn ước lượng công việc, sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm và kỹ năng của cá nhân nhận công việc đó. Nhóm trưởng sẽ là người chủ động theo dõi công việc của từng thành viên và có những sự hỗ trợ kịp thời. Nhóm có thể thống nhất sử dụng các công cụ quản lý như Google Calendar, web2project… để thuận tiện theo dõi tiến độ của công việc.
Bước 4. Họp nhóm định kì
Trong suốt quá trình từ buổi nhận đề tài đến ngày thuyết trình, nhóm nên có thời gian họp sau các giai đoạn. Có thể họp offline hoặc sử dụng các công cụ như yahoo, skype, google… để họp nhóm online. Các thành viên báo cáo về những gì đã làm được trong thời gian vừa qua. Nhóm trưởng giải quyết các khó khăn của thành viên, đánh giá và tổng hợp các phần công việc đã hoàn thành, ước lượng lại thời gian cho những vấn đề sắp tới, và tái phân chia công việc cho các thành viên. Mỗi buổi họp cần có một thư ký ghi nhận, sau đó mail chính xác nội dung buổi họp cho tất cả các thành viên trong nhóm. Đảm bảo các bạn thành viên đều nhận và hiểu rõ mục đích của nhóm và phần việc của mình.
Bước 5. Báo cáo
Sau khi tổng hợp đầy đủ tài liệu, nhóm trưởng họp nhóm phân các công nhiệm vụ trong buổi thuyết trình. Thuyết trình viên nên thực hành thuyết trình trước nhóm. Các thành viên khác theo dõi góp ý, đặt các câu hỏi thường gặp và cùng giải quyết, bổ sung cho bài thuyết trình. Thư ký theo dõi buổi thuyết trình và ghi nhận các phản hồi từ người nghe, đóng góp cho bài thuyết trình của nhóm.
No comments:
Post a Comment